Wat is een formele brief:
De formele brief is a document waarvan de inhoud verwijst naar een institutioneel, zakelijk, arbeids-, politiek, financieel, academisch onderwerpwaarin onder meer formele en hartelijke taal wordt gebruikt.
De formele brief is een correspondentie die gebruikelijk is in die gevallen waarin u een verzoek, een aanbeveling, een presentatie, een bedankje, een claim, een ontslag wilt doen of specifieke informatie van belang wilt vrijgeven.
In die zin voldoet de formele brief aan bepaalde elementen en kenmerken die hem onderscheiden van de informele brief of andere soorten schriftelijke communicatie. Evenzo bestaat de structuur uit drie basisonderdelen, namelijk de kop, de presentatie van de informatie en het afscheid.
De formele brief maakt communicatie mogelijk tussen twee mensen die elkaar over het algemeen niet kennen, daarom wordt de nadruk gelegd op zorgvuldig schrijven, de presentatie van ideeën, het gebruik van hartelijke, respectvolle en formele taal en andere elementen.
Daarom worden in dit soort brieven onder andere spelfouten, doorhalingen, doorhalingen, onleesbaar handschrift, het gebruik van postscripts, het geven van een laat antwoord vermeden.
Elementen van de formele brief
De formele brief heeft een reeks elementen die moeten worden gerespecteerd om zijn communicatieve functie te vervullen en een reactie op genoemde informatie te genereren. Hieronder staan de belangrijkste elementen van de formele brief.
- Briefhoofd: afzendergegevens bestaande uit o.a. telefoonnummer, adres, e-mail.
- Naam ontvanger: persoon aan wie de brief is gericht.
- Plaats en datum vanaf het moment dat de brief is geschreven.
- Begroeting of koptekst: het is geschreven met behulp van de formules van beleefdheid en respect, en gaat vooraf aan het onderwerp van de brief.
- Onderwerp of introductie kort over de reden van de brief.
- Bericht lichaam: Het is het belangrijkste deel van de brief omdat de redenen ervoor worden blootgelegd en ontwikkeld.
- ontslagen: het bestaat uit een alinea waarin de hoofdgedachte wordt afgesloten en een hartelijk afscheid.
- Firma: de naam van de afzender en zijn positie worden ingevuld.
Kenmerken van de formele brief
De kenmerken van de formele brief worden samengevat in de presentatie van een samenhangende, korte, respectvolle informatie die de functie vervult van het overbrengen van een duidelijke boodschap.
- Er wordt gebruik gemaakt van formele, eenvoudige en duidelijke taal.
- Er zijn beleefdheidsformules van toepassing.
- De inhoud is kort en nauwkeurig (er worden geen kleine details verstrekt).
- De volledige en noodzakelijke informatie wordt openbaar gemaakt.
- Ideeën worden gepresenteerd in volgorde van belangrijkheid, met korte, samenhangende paragrafen.
- Over het algemeen zijn deze brieven aan vreemden gericht.
