Wat is Administratieve Audit:
De administratieve audit is: de evaluatie en analyse van de organisatiestructuur van een bedrijf of instelling om de werking ervan te kennen en de mogelijkheden te bepalen om de kwaliteit en het concurrentievermogen van zijn goederen of diensten te verbeteren.
Door de administratieve audit is het mogelijk om te evalueren of de administratie van een bedrijf voldoet aan de doelstellingen voorgesteld in de organisatie-, beheer- en controleplannen volgens haar behoeften.
Administratieve audits moeten worden uitgevoerd in alle bedrijven of instellingen, klein, middelgroot en groot, particulier of openbaar, en in al hun afdelingen, om de grootste effectiviteit van deze organisatiestructuren te bereiken.
Achtergrond van de administratieve audit
Volgens verschillende onderzoeken komt het idee van administratieve audit voor, maar met andere woorden in de Hammurabi-code, waarin het belang van het houden van controle op de handel wordt genoemd, daarom is dit geen nieuwe term.
In 1935 was James O. McKinsey de auteur die de grondslagen van de administratieve audit bepaalde, waarbij hij het belang van het uitvoeren van de evaluatie van de positie van het bedrijf blootlegde om te bepalen waar je naartoe wilt en de doelstellingen die je wilt bereiken.
Aan de andere kant publiceerde Víctor Lazzaro in 1959 een boek genaamd Systemen en procedures waar het de bijdrage en het belang weergeeft van het uitvoeren van een administratieve audit bij bedrijven of instellingen.
Later, in 1971, geeft de auteur Agustín Reyes Ponce zijn visie op hoe de audit van human resources verband houdt met de administratieve audit.
De term administratieve controle is echter voortdurend aangepast aan de behoeften van het moderne bestuur, waardoor er talrijke auteurs zijn geweest die in de loop der jaren nieuwe aandachtspunten bij het onderwerp hebben opgenomen.
Doelstellingen van de administratieve audit
Het hoofddoel van de administratieve audit is om vast te stellen welke tekortkomingen of onregelmatigheden zich voordoen in de verschillende afhankelijkheden van een bedrijf of instelling en om het probleem op te lossen.
- Kanaliseer de optimalisatieacties van de middelen die het bedrijf of de instelling volgens haar administratie heeft.
- Evalueer of de aangeboden service, op basis van de interne organisatie die elk bedrijf of instelling moet hebben, voldoet aan de verwachtingen van de klant.
- Door middel van beheersplannen en -modellen de verhoging van de kwaliteit en het concurrentievermogen van de aan het publiek aangeboden diensten of goederen bevorderen.
- Bepaal welke de slechte en verliesgevende managementmethoden zijn, om te voorkomen dat dit verder gebeurt.
- Identificeer de successen van het management van het bedrijf en hoe de resultaten de voorgestelde doelstellingen benaderen.
- Stel vast welke werkinstrumenten bijdragen of vertragen aan de ontwikkeling van het bedrijf of de instelling.
- Analyseer de administratieve functies en hun relatie met de andere afhankelijkheden van het bedrijf of de instelling.
Methode voor administratieve controle
De gebruikte methodologie maakt het mogelijk om de informatie die tijdens het auditproces wordt verzameld, op een gemakkelijke en toegankelijke manier te organiseren, om later de resultaten te presenteren en de te volgen stappen te bepalen om de werking van het bedrijf of de instelling te optimaliseren.
Planning: zijn de richtlijnen die moeten worden gevolgd om de administratieve audit uit te voeren die de belangrijkste te evalueren factoren omvat.
Instrumentatie: de meest effectieve technieken voor dataverzameling worden geselecteerd en toegepast.
examen: De nodige analysetechnieken worden toegepast om de kenmerken van de administratie vast te stellen en de gegevens te verzamelen die het mogelijk maken om de situatie van het bedrijf of de instelling te evalueren.
Verslag doen van: Aan het einde van de administratieve audit wordt een rapport opgesteld waarin het gecontroleerde gebied, het doel van de evaluatie, de duur van het proces, de verkregen reikwijdte, de middelen en de toegepaste methoden worden geïdentificeerd.
Belang van de administratieve audit
De administratieve audit is een fundamenteel instrument om tekortkomingen en/of opportuniteiten op te sporen die de continue ontwikkeling van een bedrijf of instelling bevorderen.
Er moeten minstens één keer per jaar administratieve audits worden uitgevoerd, zowel bij openbare als bij particuliere bedrijven, om actuele informatie te verkrijgen over hoe het werkt, wat het heeft en wat het mist.
Het resultaat van de audit is van vitaal belang om later de meest correcte beslissingen te nemen op basis van de goede prestaties van de menselijke en materiële werkteams die de werking van het bedrijf mogelijk maken.
In veel gevallen hebben de bestuurders of senior managers van een bedrijf of instelling via audits de beslissing moeten nemen om belangrijke investeringen te doen, fabrieken te sluiten of zelfs af te zien van personeel.
Reikwijdte van de administratieve audit
Administratieve audits omvatten verschillende aspecten die, wanneer geëvalueerd en geanalyseerd, het mogelijk maken om de huidige toestand van een bedrijf te bepalen en hoe de werking en kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren of te behouden.
De reikwijdte van de administratieve audit bepaalt hoe breed en diep de uit te voeren evaluatie zal zijn, aangezien deze een afdeling, gebied of zelfs het hele bedrijf kan beslaan.
Daarom behandelt het aspecten zoals het hiërarchische niveau, ontwikkeling en gebruik van technologieën, human resources, aantal werknemers, communicatiesystemen, prestatieniveau, werkomgeving, klantbehandeling, enz.
Administratieve audits zijn van toepassing op alle organisaties, vooral als het bedrijf of de instelling aan het einde van het proces een kwaliteitscertificering behaalt.
